Für den Aufbau einer Ablage für wichtige Informationen gilt es sowohl die Art der abzulegenden Informationen als auch die Effizienz bei der Ablage zu berücksichtigen.
Art der abzulegenden Informationen:
Aufgrund der unterschiedlichen Art der Informationen ist es kaum möglich, eine einzige Ablage für alle Informationen zu erstellen. Theoretisch ist es zwar möglich, alle elektronischen Dokumente und eMails auszudrucken, und diese mit den Papierdokumenten abzulegen. Umgekehrt können Sie auch alle Papierdokument einscannen, und so zu in der gleichen Ablage wie die elektronischen Dokumente und die eMails ablegen. Da beide Varianten aber einen hohen Aufwand bedeuten würden macht es mehr Sinn, für jede der drei unterschiedenen Arten eine jeweils eigene Ablage anzulegen.
Als Ablage für Papierdokumente eigenen sich hervorragend Ordnungs- oder Unterschriftenmappen, die Sie in jedem Büroartikelgeschäft finden. In diese können Rechnungen, Schreiben, Anleitungen, Zeitungsausschnitte etc. nach 20 - 30 Themen sortiert abgelegt werden. Das Einsortieren neuer Dokumente kann dabei schnell und effizient erfolgen. Beim Durchblättern durch die Unterschriftenmappe findet man die verschiedenen Themen einfach wieder.
Da pro Themengebiet aber sinnvollerweise nur max. 15-20 Seiten/Blätter abgelegt werden können kann die Unterschriftenmappe auch nur als Zwischenablage verwendet werden, bis in einem Thema mehrere Dokumente zusammengekommen sind. Dann lohnt es sich, diese in Ordnern oder Kartons dauerhaft abzulegen.
Ebenfalls als Ablage für Papierdokumente geeignet sind Hängeregister. Auch in diese können Dokumente schnell einsortiert werden. Gegenüber der Unterschriftenmappe eigenen sich Hängeregister auch für etwas umfangreichere Dokumente oder Broschüren.
Ordner sind seit jeher für als Ablagen im Einsatz. Allerdings erfordert das Einsortieren etwas mehr Arbeit, so dass sich Ordner besser als finale Ablage für Papierdokumente eignen. Die Befüllung der Ordner erfolgt dann entweder durch das Sortieren von Dokumenten aus eines Ablagekorbes, in dem Dokumente unterschiedlicher Art gesammelt worden sind, oder das Aussortieren aus einer Unterschriftenmappe. Wichtig ist dabei, die Ordner klar zu beschriften und ggf. Register zur Untergliederung im Inneren zu verwenden.
Für die Ablage von großformatigen Papierdokumenten (bis DIN A2) eigenen sich sog. Zeichenmappen, die sonst von Zeichnern und Grafikern verwendet werden.
Sowohl selbsterstellte als auch von Anderen erhaltenen elektronische Dokumente befinden sich auf Ihrem PC oder Mac. Dort können sie diese mit den elektronischen Ordnern im Windows Explorer oder Finder ablegen.
Mit den Suchfunktionen der Betriebssysteme ist es aber auch möglich, mittels Suchbegriffen unstrukturiert abgelegte Dokumente recht einfach wiederzufinden.
Allerdings haben heutzutage viele nicht nur einen Rechner im Einsatz. Daher macht es Sinn, eine zentrale Ablage für elektronische Dokumente zu erstellen, auf der Sie von allen Ihren Rechner - u.a. Zuhause, im Büro - zugreifen können. Und am besten vollkommen unabhängig aus dem Internet. Während Sie zuhause einen zentralen Datenspeicher in Form eines sog. Network Attached Storage (NAS) Servers aufbauen können, bieten eine große Anzahl an Anbietern einen Online Datenspeicher im Internet an.
In diesen Online Datenspeichern können Sie wie auf Ihrem lokalen PC oder Mac ebenfalls elektronische Ordner anlegen. In diese Ordner können Sie dann von Ihrem PC Ihre elektronischen Dokumente hoch bzw. herunterladen
