Mit dem Aufschreiben und Strukturieren aller Ihrer Aufgaben haben Sie die ersten 50% zur Erledigung Ihrer Aufgaben erreicht. Um Ihre Aufgaben jetzt aber wirklich effizient und termingerecht zu erledigen müssen Sie einige weitere Vorgehensweisen anwenden.

Schauen Sie einmal wöchentlich Ihre Aufgabenlisten an. Machen Sie dies am besten möglichst immer am selben Tag und zur selben Uhrzeit, damit es zu einer Routinehandlung, und damit quasi zu einem automatischen Bestandteil wird.

Viele Menschen führen zum Ausklang des Wochenendes häufig private Aktivitäten durch, wie z.B. Post erledigen. Daher ist der Sonntag Abend auch ein geeigneter Zeitpunkt über die Aufgabenliste und den darin enthaltenen Aufgaben zu gehen. Wem das Wochenende heilig ist kann dies auch gerne an jedem anderen Tag der Woche machen.

Hauptsache, Sie gehen einmal wöchentlich Ihre Aufgabenlisten durch.

Dabei sollten Sie sich Ihre Listen unter zwei Gesichtspunkten betrachten:

1. Welche Aufgaben muss ich in den kommenden 7 Tagen erledigen?
2. Welche Aufgaben habe ich darüber hinaus mittel- und langfristig geplant?

Organiseme ermöglichst es Ihnen, sich die Aufgaben direkt in der Termine-Sicht auf einen Blick anzeigen zu lassen. Wählen Sie dazu die Anzeigen:

• Nächste 7 Tage
• Alle Aufgaben

Betrachten Sie zuerst die Aufgaben, die in den kommenden 2 - 7 Tagen zu erledigen sind. überlegen Sie für diese:

• Sind bereits vor dem Fälligkeitstermin Teilaktivitäten durchzuführen, z.B.
• Muss ich mich noch mit jemanden Abstimmen?
• Muss ist noch jemanden einladen oder einen Raum reservieren?
• Muss ich bereits vorher etwas selbst erstellen?
• Wann muss ich mit diesen Teilaktivitäten beginnen?
• Kann / muss ich noch einer anderen Person eine (Teil-)Aufgabe übertragen?
• Oder sollte ich mich noch bei einer anderen Person erkundigen, ob diese eine (Teil-)Aufgabe rechtzeitig erledigt haben wird?

Wenn Ihnen jetzt noch neue (Teil-) Aufgaben einfallen, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig sind, so sollten Sie diese als eigenständige Aufgaben zu Ihrer Aufgabenliste mit der geeigneten Priorität und dem notwendigen Fälligkeitstermin (vor oder spätestens am Fälligkeitstermin der Hauptaufgabe) hinzufügen.

Sie können bereits für die Aufgaben der kommenden 7 Tage innerhalb der Termin-Sicht eine Reihenfolge erstellen, bei dem die zuerst durchzuführende Aufgabe nach oben, und die zuletzt auszuführende Aufgabe nach unten schieben. In Organiseme können Sie dazu eine Aufgaben ganz links anklicken und festhalten, und dann durch nach-oben und nach-unten Ziehen der Aufgabe die Aufgabenliste manuell zu sortieren.

Sie können diese manuelle Priorisierung aber erst einen Tag vor bzw. am Tag der Erledigung machen.

Wenn Sie eine Reihe von Aufgaben in den nächsten 7 Tagen erledigen müssen, die zur gleichen Aufgabenliste gehört, ist es sinnvoll, dass Sie in die Aufgabenliste wechseln und dann innerhalb der Aufgabenliste die Aufgaben entsprechend einer geplanten Bearbeitungs-Reihenfolge ordnen.

Betrachten Sie mit zweiter Priorität dann die Aufgaben, welche später als in den kommenden 7 Tagen zu erledigen sind. Für diese Aufgaben sollten Sie eher grundsätzliche Fragen beantworten:.

• Sind diese Aufgaben immer noch gültig?
• Sind die ursprünglich eingetragenen Fälligkeitstermine und / oder Prioritäten unter aktuellen Gesichtspunkten immer noch identisch?
• Sind neue Aufgaben hinzugekommen?
• Sollte sogar eine neue Aufgabenliste angelegt werden, da viele Aufgaben zu einem Thema oder Projekt zu erledigen sind?

Mit diesem wöchentlichen Blick sind Sie stets über die mittel- und langfristigen Aufgaben informiert und halten diese aktuell. Und mit der Grobplanung der Aufgaben der kommenden 7 Tage sind Sie gut Vorbereitet, Ihre Aufgaben in den kommenden Tagen fristgerecht zu erledigen.

Allerdings reicht diese wöchentliche Prüfung und Aktualisierung Ihrer Aufgabenliste leider nicht aus. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben effizient und fristgerecht erledigen müssen Sie Ihre Aufgabenlisten täglich prüfen und dann die Feinplanung durchführen.

Sehen Sie sich mindestens einmal täglich Ihre Aufgabenlisten an. Ob Sie dies immer am Abend machen, um sich so der Aufgaben für den nächsten Tag bewusst zu werden und sich auf diese vorzubereiten, oder ob Sie dies immer morgens für den aktuellen Tag machen überlassen wir Ihren Vorlieben.

Hauptsache ist, Sie schauen sich konsequent Ihre Listen einmal täglich an.

Dabei sollten Sie sich Ihre Listen unter zwei Gesichtspunkten betrachten:

1. Welche Aufgabe muss ich morgen bzw. heute erledigen? (je nachdem, ob Sie am Vorabend oder am Morgen Ihre Aufgabenlisten prüfen)
2. Welche Aufgaben muss ich in den nächsten 2 - 7 Tagen erledigen?

Organiseme ermöglichst es Ihnen, sich die Aufgaben direkt in der Termine-Sicht auf einen Blick anzeigen zu lassen. Wählen Sie dazu die Anzeigen:

• Heute bzw. Nächste 2 Tage (d.h. heute und morgen) - abhängig, ob Sie am Vorabend oder am Morgen Ihre Aufgaben prüfen
• Nächste 7 Tage

Gehen Sie in der Termine-Sicht "Heute" bzw. "Nächste 2 Tage" Ihre Aufgaben einzeln durch und überlegen Sie:

• - Habe ich bereits alles erledigt, oder muss ich noch Sachen erledigen, um die Aufgabe ganz zu finalisieren?
• - Muss ich noch etwas vorbereiten? (z.B. für ein Meeting, für eine Präsentation)
• - Muss ich noch etwas vorher abstimmen?
• - Ist wirklich alles organisiert? (z.B. Raum, Beamer, Getränke)

Wenn Ihnen dabei neue (Unter-) Aufgaben einfallen, die Sie zur Erledigung einer Aufgabe durchführen müssen, so sollten Sie diese direkt noch zu der Aufgabenliste hinzufügen.

Wenn Sie als Vorbereitung zu einer Aufgabe noch direkt eine Aktivität durchführen müssen sollten Sie dies sofort machen. Dann vergessen Sie es nicht, und Sie haben danach den Kopf frei, um sich danach wieder auf die Feinplanung der anderen Aufgaben zu konzentrieren.

überlegen Sie sich eine die Reihenfolge, in der Sie die Aufgaben Heute bzw. Morgen abarbeiten wollen. Dies ist die geplante Vorgehensweise, die Sie einhalten sollten, wenn nichts dazwischen kommen. Ziehen Sie dazu, wie oben beschrieben, die Aufgaben mit dem Mauszeiger so nach oben und unten, dass die zuerst zu bearbeitenden Aufgaben oben, und die zuletzt zu erledigenden Aufgaben unten in der Liste stehen.

Wenn alle Ihre Aufgaben, die Sie Heute bzw. Morgen erledigen müssen, in einer Aufgabenliste stehen, können Sie die Feinplanung statt in der Termine-Sicht auch in der Listen-Sicht, direkt innerhalb der Aufgabenliste durchführen.

Ebenfalls beim täglichen Check sollten Sie die Aufgaben betrachten, die in den kommenden 2 - 7 Tagen zu erledigen sind. Dabei gilt es, die gleichen überlegungen hinsichtlich der Grobplannung vorzunehmen, die wir bereits bei der einmal wöchentlich durchzuführenden Prüfung und Grobplanung erläutert haben. Daher wollen wir an dieser Stelle nicht noch einmal auf diese eingehen.

Damit haben Sie endgültig die von Ihnen zu erledigenden Aufgaben transparent gemacht sowie deren Bearbeitung im Detail geplant und vorbereitet, so dass einer effizienten und termingerechten Erledigung jetzt nichts mehr im Wege steht. Dies wird im nächsten Kapitel erläutert.