Um zu entscheiden, wie die Aufgaben für eine effiziente Erledigung zu organisieren sind macht es Sinn zu Betrachten, auf welchem Wege diese Aufgaben zu Ihnen gelangen:
Dies bedeutet, dass die Aufgaben in ganz unterschiedlichen Formaten und "Kanälen" zu Ihnen gelangen.
Ein Teil Ihrer Aufgaben haben Sie selbst im Kopf. Allerdings können sich die wenigsten Menschen mehr als 7 Dinge über einen längeren Zeitraum sicher im Gedächtnis merken. Aus diesem Grund scheidet die Möglichkeit, sich alle Aufgaben einfach nur zu merken, für die Allermeisten aus.
Daher gibt es nur eine Möglichkeit, wie Sie den überblick über alle von Ihnen verantworteten Aufgaben erlangen können: Sie müssen Ihre Aufgaben aufschreiben - und dies an einer einzigen Stelle.
Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf: Den Anruf, den Sie tätigen müssen, die Einkäufe, die Sie in der Stadt erledigen wollen, den Brief, den Sie schreiben müssen, das Wechseln der Räder Ihre Autos, die Erstellung der Steuererklärung, die Suche nach dem Geschenk - schreiben Sie alle Aufgaben auf.
Nur wenn Sie wirklich alle Aufgaben aufschreiben brauchen Sie sich nicht zusätzlich einen Teil der Aufgaben merken. Sie haben dann den Kopf frei für die Erledigung der Aufgaben und Sie können auch keine Aufgabe mehr vergessen.
Schreiben Sie Ihre Aufgaben aber nicht auf einzelne Zettel oder Post-it's. Dann besteht die Gefahr, dass Sie die Zettel an verschiedene Stellen ablegen oder heften, und Sie somit keinen überblick über Ihre Aufgaben erlangen.
Schreiben Sie daher Ihre Aufgaben in Listen, so dass Sie alle von Ihnen zu verantwortenden Aufgaben in der übersicht haben.
Dabei müssen Sie nicht alle Aufgaben in einer einzigen Liste führen. Erstellen Sie Listen zu verschiedenen Themengebieten , in denen Aufgaben anfallen. Dies können Listen sein zu:
Erstellen Sie die Listen zu den Themen, in denen Sie häufig Aufgaben durchführen müssen.
Zu Beginn sollten Sie mit wenigen Listen zu breiteren Themen beginnen - z.B. Privat, Beruf, Einkaufen. Wenn Sie sich nach einige Zeit an das Aufschreiben der Aufgaben in Listen gewöhnt haben, und Sie feststellen, dass eine Liste sehr viele Aufgaben enthält sollten Sie diese in zwei oder drei Listen zu konkreteren Themen aufteilen.
Die meisten Aufgaben haben einen Fälligkeitstermin, an dem sie erledigt sein müssen. Um diese Termine im Blick zu haben, und die Aufgaben nach Terminen sortieren zu können, müssen Sie diesen Fälligkeitstermin zusammen mit der Aufgabe aufschreiben.
Häufig müssen mehrere Aufgaben zu ähnlichen Terminen erledigt sein. Daher werden Sie sich spätestens, wenn die Zeit bis zum Fälligkeitstermin knapp wird überlegen, welche der Aufgaben die Wichtigere ist, d.h. welche Aufgabe eine höhere Priorität hat als eine andere Aufgabe. Im Sinne einer effizienten Bearbeitung sollten Sie i.d.R. die wichtigere Aufgabe zuerst angehen.
Um frühzeitig zu Erkennen, welche Aufgabe Ihnen wichtiger als eine anderen Aufgabe ist macht es bereits beim Anlegen einer Aufgabe Sinn, sich Gedanken über deren Priorität zu machen, und diese ebenfalls zusammen mit der Aufgabe aufzuschreiben.
Alternativ können Sie die Priorität auch später noch hinzufügen, wenn Sie sich für die Erledigung der nächsten Aufgabe zwischen verschiedenen anstehenden Aufgaben entscheiden müssen.
Sie haben jetzt also gehört, dass es für die effiziente Erledigung von Aufgaben sinnvoll ist, wenn Sie Listen erstellen und darin Ihre Aufgaben eintragen. Dabei sollten Sie nach Möglichkeit nicht nur die Beschreibung der Aufgabe, sondern auch noch den Fälligkeitstermin und die Priorität der Aufgabe mit aufschreiben.
Eine Möglichkeit wäre, diese Listen mit Bleistift und Papier anzulegen und zu verwalten. Da es für die effiziente Erledigung Ihrer Aufgaben aber notwendig ist, dass Sie alle Ihre Aufgaben in Listen führen, Sie aber nicht alle Ihre Aufgaben nur von zu Hause aus erledigen, müssten Sie diese Listen einfach überall mitnehmen können, z.B. in den Supermarkt, ins Büro, Unterwegs.
Im Zeitalter des Internets und der Mobiltelefone macht es Sinn, Ihre Aufgaben mit Hilfe eines Online Dienstes zu verwalten, auf dem Sie auch von Unterwegs mit Ihrem Mobiltelefon Zugriff haben.
Zugegeben, es gibt auch andere Online Dienste zur Verwaltung von Aufgaben. Wir aber empfehlen Organiseme.
Aus unseren Erfahrungen kann Organiseme Sie am besten bei der termingerechten Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützen. Wie erfahren Sie jetzt.
Wenn Sie sich neu bei Organiseme registiert haben verfügt Organiseme bereits über zwei voreingestellte Listen: "Einkaufen" und "Privat".
Je nachdem, für welche Zwecke Sie Organiseme verwenden wollen können Sie erst einmal mit diesen beiden Listen starten. Wenn Sie Ihre Aufgaben nach anderen Themen ordnen wollen können Sie die bestehenden Listen umbenennen oder weitere Listen hinzufügen.
Auf jeden Fall werden Sie im Laufe der Nutzung von Organiseme neue Listen erstellen und bestehende Listen umbenennen oder ganz löschen. Dies ist in Organiseme einfach möglich:
Um eine neue Liste zu erstellen klicken Sie auf den Textlink "Neue Liste", der in der Listenansicht rechts neben den bestehenden Listennamen "Einkaufen" und "Privat" - bzw. den von Ihnen vergebenen Listennamen - aufgeführt ist. Daraufhin erscheint eine Kontrolbox, in der Sie einen Namen für die Liste eingeben und eine Farbe auswählen können. Nach dem Anklicken des "OK" Buttons schließt sich die Kontrollbox, und die neue Liste ist bereits angelegt.
Zur besseren Unterscheidung der Listen können Sie dieser eine Farbe zuweisen. Damit ist für Sie einfacher ersichtlich, in welcher Liste Sie gerade arbeiten. Wollen Sie einer Liste keine Farbe geben wählen Sie die Farbe weiß aus.
Die änderung oder Löschung einer bestehenden Liste ist in Organiseme ganz einfach möglich. Bewegen den Mauszeiger über den Namen der Liste. Daraufhin erscheint ein kleines Dreieck. Wenn Sie dieses anklicken öffnet sich ein Pop-up Menü mit den Einträgen "Farbe ändern", "Liste umbenennen" und "Liste löschen".
Wählen Sie einen der Einträge aus erscheint eine Kontrollbox, in der Sie eine andere Farbe auswählen bzw. einen neuen Namen eingeben können. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Liste auch alle darin enthaltenen Aufgaben gelöscht werden.
Wenn Sie eine oder mehrere neue Aufgaben anlegen wollen empfiehlt es sich dazu in die Listensicht zu wechseln. Dort haben Sie einen überblick über die bisher von Ihnen angelegten Listen. öffnen Sie dann die Liste, zu welcher die Aufgabe zugehört oder am besten passt.
Jetzt müssen Sie lediglich in das Eingabefeld unterhalb der Listennamen die Beschreibung der Aufgabe eingeben und auf den "Hinzufügen" Button zu klicken, und schon haben Sie der Liste eine neue Aufgabe hinzugefügt.
Natürlich können Sie auch direkt eine Priorität und/oder einen Fälligkeitstermin für die Aufgabe vergeben, oder bereits eine Erinnerung einrichten oder sogar die Aufgabe an jemand anderen übertragen. Dazu müssen Sie die Informationen in dem "aufgeklappten" Menü unter dem Eingabefeld auswählen.
Sie können aber auch in jeder anderen Sicht (Priorität oder Termine), der Inbox, der Outbox oder dem Archiv eine neue Aufgabe anlegen. Dann müssen Sie aber auf jeden Fall die Liste, zu welcher die Aufgabe zugeordnet sein soll, auswählen.
Wenn Sie häufig Aufgaben vergessen bzw. zu spät an diese denken bietet Organiseme die Funktion "Erinnerung" an. Mit dieser können Sie für eine Aufgabe eine oder mehrere Erinnerung einrichten. Dann sendet Ihnen Organiseme vor dem Fälligkeitstermin eine oder mehrere eMails oder SMS, damit Sie die Aufgabe rechtzeitig erledigen können.
Wie Sie sehen bietet Organiseme vom Erstellen und Verwalten der Liste über das Anlegen der Aufgaben mit verschiedensten Informationen bis zur Erinnerung alle notwendigen Funktionen, um Sie bei der termingerechten Erledigung Ihrer Aufgaben zu unterstützen.
Im Schritt 4 wird erläutert, wie Sie mit Fein- und Grobplanung sich noch weiter vorbereiten, um Ihre Aufgaben dann effizient und termingerecht zu erledigen.
