Arbeiten Sie Ihre Aufgabe entsprechend der bei der Feinplanung festgelegten Reihenfolge ab.

Um Ihre zu erledigenden Aufgaben und deren Reihenfolge im Blick zu haben sollten Sie im Büro Organiseme ständig in einem Browserfenster geöffnet haben. Sind Sie unterwegs können Sie auf Organiseme von Ihrem Mobiltelefon zugreifen.

In der Regel ergeben sich im Laufe eines Tages neue Aufgaben für Sie - entweder werden diese von Anderen (Chef, Partner, Familie, Kollegen, etc.) an Sie heran- bzw. übertragen, oder Sie sind selbst der Initiator dieser Aufgaben.

Um Ihre Aufgaben effizient und termingerecht zu erledigen müssen Sie sich an vier Regeln halten:

• Ablenkungen vermeiden
• Erledigte Aufgaben abharken
• Aufgaben, die nicht mehr als 2 min erfordern, dazwischenschieben
• Neue Aufgaben schnell hinzufügen

Diese Regeln sind im Folgenden beschrieben:

Die größten Verhinderer einer effizienten Bearbeitung Ihrer Aufgaben sind die Ablenkungen, die auf Sie einströmen, während Sie eine Aufgabe bearbeiten. Dies können sein:

• Anrufe
• Eingehende eMails
• Unterbrechungen durch Chef, Partner, Kollegen, Familie, etc.

Um eine Aufgabe effizient zu erledigen müssen Sie versuchen Unterbrechungen oder Ablenkungen so weit wie möglich zu verhindern, bzw. deren "Unterbrechungswirkung" zu minimieren. Sie sollten daher folgende Maßnahmen treffen:

• Schalten Sie Ihr Mobiltelefon oder zumindest den Klingelton aus, oder leiten Sie Anrufe direkt auf Ihre Mobilbox um
• Leiten Sie im Büro Ihre Festnetztelefon auf Kollegen / Kolleginnen, Mitarbeiter, Assistenten oder Sekretärin um
• Schauen Sie nicht aktiv in Ihre eMail Inbox
• Ignorieren Sie die Hinweise auf eingehende eMails, die Ihr eMail Programm Ihnen mit den kleinen Kästchen gibt, indem Sie diese Hinweise gar nicht erst lesen. Am besten schalten Sie diese Funktion temporär aus.
• Informieren Sie Ihre Kollegen, Partner, Familie und auch Chef, dass Sie möglichst nicht gestört werden wollen
• Schließen Sie Ihre Bürotür (wenn Sie ein Einzelbüro haben - zu Hause oder im Büro)

Kommt doch ein Anruf zu Ihnen durch bitten Sie den Anrufer, ob Sie das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt durchführen können. Notieren Sie sich dann kurz das noch ausstehende Gespräch als eine neue Aufgabe und fahren Sie mit der Erledigung Ihrer ursprügnlichen Aufgabe fort.

Genauso sollten Sie verfahren, wenn ein Kollege, Partner, Chef oder Familienmitglied auf Sie zukommt. Erfragen Sie das Thema, schätzen Sie ein, ob das Gespräch oder die Abstimmung tatsächlich jetzt sofort erfolgen muss, oder ob es nicht auch ein späteren Zeitpunkt ausreicht. In den seltensten Fällen sind Dinge so dringend, dass diese sofort bearbeitete, abgestimmt oder entschieden werden müssen.

Mit diesen Maßnahmen bleiben Sie Herr über die Abarbeitung Ihrer Aufgaben, und können diese effizient erledigen.

Ob Sie eine neue Aufgabe zuerst nur merken oder auf einem Zettel notieren, und diese später in Organiseme übertragen, oder neue Aufgaben konsequent immer direkt in Organiseme eintragen, überlassen wir Ihnen. Wichtig ist, dass gemerkte bzw. notierte Aufgaben, die mehr als 2 Minuten erfordern, später in Organiseme aufgeschrieben und strukturiert werden.

Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben gehen Sie in Organiseme und harken die Aufgabe als "Erledigt" ab. Das Abharken ist quasi der "offizielle" Abschluß der Aufgabe, so dass Sie diese jetzt aus Ihrem Gedächtnis streichen können. Sie werden sehen, welches gute Gefühl sich bei Ihnen nach dem Abharken einstellt: Das Gefühl, etwas geschafft zu haben!

Gleichzeitig sehen Sie beim Abharken der erledigten Aufgabe welche Aufgabe Sie als nächstes angehen sollten.

Dies bietet auch noch die Gelegenheit, kurz zu prüfen, ob die am Vorabend oder Morgen festgelegte Reihenfolge immer noch die effizienteste Reihenfolge für die Abarbeitung Ihrer Aufgaben ist.

Ist keine neue Information oder Aufgabe in der Zwischenzeit hinzugekommen, so können Sie sich mit der Erledigung der nächsten Aufgabe in Ihre Liste beginnen.

Sollten Sie während der Bearbeitung der letzten Aufgabe aber neue Informationen oder Aufgaben erhalten haben, so ist nach dem Abharken der Aufgabe jetzt die Gelegenheit, sich um diese Information bzw. Aufgabe zu kümmern.

Wenn Sie eine neue Information oder Aufgabe erhalten haben, so gehen Sie auch jetzt, während der Abarbeitung Ihrer Aufgaben so vor, wie in den Schritten 1 - 3 erläutert:

Analysieren Sie zuerst die neue Information:

1. a) Ist es eine Information und keine Aufgabe, die nur jetzt bzw. kurzzeitig relevant ist?
   => Information weder in Ihre Ablage noch in Ihre Aufgabenliste übernehmen
2. b) Ist es eine Information und keine Aufgabe, die längerfristig relevant ist
   => Information in Zwischenablage legen, um diese später in Ihre Ablage einzusortieren
3. c) Ist es eine Aufgabe, die aber eigentlich in der Verantwortung einer anderen Person oder Einheit ist?
   => Keinen Affen aufbinden lassen und die Aufgabe zurückgeben

Schätzen Sie anschließend ein, ob Sie für die Erledigung der neuen Aufgabe nicht mehr als 2 Minuten benötigen werden.

Wenn dies so ist gehen Sie die Aufgabe gleich an.

Falls Sie länger brauchen müssen Sie die Aufgabe in eine Ihrer Aufgabenlisten in Organiseme eintragen.

Gehen Sie beim Eintragen der Aufgaben vor wie in Kapitel 3 beschrieben.

Wenn Sie auch innerhalb eines Tages jede Ihrer neuen Aufgaben konsequent in Organiseme eintragen haben Sie bereits wieder den Grundstein gelegt, dass Sie auch diese Aufgabe effizient und fristgerecht erledigen werden.

Auch wenn Sie bei Anwendung der vorgestellten Vorgehensweise und der Nutzung von Organiseme zukünftig Ihre Aufgaben pünktlich erledigen werden wird es doch hin und wieder vorkommen, dass Sie eine Aufgabe nicht an dem dafür vorgesehenen Tag schaffen.

Diese Aufgaben müssen Sie dann bei der Prüfung Ihrer - bei Prüfung am Vorabend - am nächsten Tag bzw. bei Prüfung am Morgen am selben Tag zu erledigenden Aufgaben neu terminieren, in dem Sie für die überfällige Aufgabe einen neuen Fälligkeitstermin vergeben.