Zuerst einmal stellt sich die Frage, welche Aufgaben überhaupt zu erledigen sind, und ob diese alle auf die gleiche Art und Weise organisiert werden sollten.

Schritt 1: Eingehende Informationen analysieren und relevante Aufgaben herausfiltern

In Ihrem privaten und beruflichen Leben erhalten Sie ständig neue Informationen - entweder Sie schaffen diese selbst, oder Sie bekommen diese von Anderen mitgeteilt.

Beispiele für eigene Informationen / Aufgaben:

1. "Ich muss bis Ende Mai meine Steuererklärung machen."
2. "Ich sollte mal wieder das Auto waschen."
3. "Ich muss meine Kollegin anrufen, um mit ihr den Inhalt unseres Meetings nächste Woche zu besprechen."

Beispiele für Informationen, die Andere an Sie herantragen.:

1. "Schatz, könntest Du bitte den Müll runterbringen?"
2. "Kannst Du morgen bitte Getränke holen?"
3. "Können Sie bitte für die Präsentation am Freitag die Verkaufszahlen für den letzten Monat zusammenstellen?"
4. "Schatz, Marocco wäre ein tolles Urlaubsziel, ich glaube dort würde ich gerne mal Urlaub machen."
5. "über das Buch xy würde ich mich freuen. "

Bei einem Teil der Informationen ist direkt erkennbar, dass es sich um eine Aufgabe handelt. (Punkte 1, 2, 3, 4, 5, 6)

Andere Informationen könnten voraussichtlich erst in der Zukunft Aufgaben werden (Punkt 8), oder stellen lediglich Informationen dar (Punkt 7).

Ein Teil der Informationen sind eindeutig keine Aufgaben. Während einem Teil dieser "nur-Informationen" lediglich für den Moment interessant und relevant sind (oder noch nicht einmal dies), so sind ein Teil "nur-Informationen" längerfristig oder zu einem späteren Zeitpunkt für Sie interessant.

Daher macht es aber durchaus Sinn, wenn Sie diese so ablegen, dass Sie die Information später wiederfinden bzw. auf sie Zugreifen können. Dazu sollten Sie sich eine Ablage schaffen. Tipps zum Anlegen von Ablagen sowohl für Papierdokumente als auch Online Ablagen finden Sie hier. Die Verwendung einer solchen Ablage ist wichtig, damit diese Informationen nicht weiterhin in Ihrem Hinterkopf bleiben, und Sie damit von der effizienten Bearbeitung Ihrer Aufgaben ablenken.

Damit Sie sich auf die Bearbeitung Ihrer Aufgaben konzentrieren können macht es Sinn, die abzulegenden Informationen erst einmal als solche zu Kennzeichen, oder Sie in einer Sammelablage zu lagern (Papierdokumente) bzw. zu speichern (elektronische Dokumente). Später können Sie die Informationen in die richtige Ablage einsortieren. Dies sollten Sie alle 1-2 Wochen z.B. an einem Abend oder Sonntags machen, wenn Sie Ruhe und Muße dafür haben. Damit haben Sie aus den eingehenden Informationen die Aufgaben herausgefiltert.

Insbesondere im Berufsleben sollten Sie sich darüber hinaus die Frage stellen, ob tatsächlich alle herausgefilterten Aufgaben von Ihnen selbst bearbeitet bzw. verantwortet werden müssen. Es kommt immer wieder vor, das eine an Sie übertragene Aufgabe eigentlich in den Verantwortungsbereich einer anderen Einheit oder Person fällt, an die Sie sowohl die Verantwortung als auch die Durchführung der Aufgaben übergeben können. Im Sinne eine effizienten Bearbeitung Ihrer Aufgaben sollten Sie vermeiden, dass Andere Ihnen Aufgaben übertragen, für die Sie bei näherer Betrachtung eigentlich gar nicht zuständig sind. Geben Sie diese Aufgaben einfach wieder zurück.

Mit der Analyse der eingehenden Informationen, bei der Sie die "Nur-Informationen" identifizieren und die relevanten "Nur-Informationen" für einen späteren Zugriff gekennzeichnet bzw. abgelegen haben, und mit dem Weiterleiten der Aufgaben, für die Sie nicht zuständig sind, haben Sie schließlich die von Ihnen verantworteten und ggf. auch zu erledigenden Aufgaben herausgefiltert.

Wie Sie die Erledigung der Aufgaben angehen wird im Schritt 2 beschrieben.